Conseils pour une communication informatique efficace

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La plupart des équipes informatiques d’entreprise partagent cet objectif : répondre aux besoins de l’entreprise et ajouter de la valeur à l’entreprise. Une communication bidirectionnelle efficace joue un rôle important dans la réalisation de ces objectifs. Cependant, de nombreuses équipes informatiques sont souvent trop occupées pour communiquer efficacement. Alors, comment les équipes informatiques peuvent-elles améliorer la communication avec l’ensemble de l’entreprise ?

Utiliser la messagerie de bureau pour les communications urgentes

Notification de panne non planifiée Pendant les pannes imprévues, les lignes téléphoniques du service d’assistance informatique peuvent devenir fous. Une façon de gérer cela est de mettre un message sur un système IVR pour informer les utilisateurs de l’état du problème. Cette option peut être longue et frustrante pour les utilisateurs et votre équipe informatique. Le personnel voit également cela comme réactif à un moment où ils cherchent l’équipe informatique pour prendre les devants.

Utiliser les communications visuelles pour aider les messages

« Ennuyeux » mais important, la plupart des employés des organisations d’aujourd’hui souffrent de « surcharge d’informations ». De plus en plus, cela signifie qu’ils ne remarquent que les communications qu’ils pensent être directement ou clairement pertinentes pour eux. Pour le personnel non-informatique, cela inclut rarement des informations sur l’informatique.

La signalisation numérique sur écrans de veille peut être un bon moyen de « couper le fouillis » et de s’assurer que le personnel remarque les messages importants du service informatique. Voici quelques exemples de communications informatiques où la signalisation numérique sur les écrans de veille peut bien fonctionner : Changements apportés à la technologie, modifications et mises à jour des services, politiques de sécurité, éducation sur la conformité, annonces sur les virus et politiques informatiques sécuritaires, politiques de reprise après sinistre et de continuité des activités, moyens de soutien disponibles pour le personnel, possibilités de formation…

Réduire le volume des courriels internes

Utiliser des canaux alternatifs pour envoyer un courriel dans la mesure du possible. Une newsletter est un format de magazine innovant qui réduit le besoin de « courriels internes de masse ». Un contenu riche et attrayant, y compris de la vidéo, des images, des bannières défilantes et plus encore, peut être regroupé dans un seul élément qui accroît l’engagement des employés. Une newsletter est plus efficace qu’un tableau d’affichage intranet parce que:   les administrateurs non techniques peuvent agir en tant qu’éditeurs pour approuver, refuser, modifier et réorganiser les articles soumis; vous pouvez personnaliser la conception et le format des articles pour produire un magazine attrayant et attrayant; vous pouvez envoyer le bulletin final aux personnes que vous voulez joindre ; vous pouvez afficher un rapport qui montre qui a lu des éléments spécifiques dans la newsletter.

Recueillir des commentaires et suivre ce qui est important

Pour établir des priorités, évaluer les progrès et améliorer les performances, les équipes informatiques ont besoin d’écouter leurs clients, internes et externes. Mais de nombreuses équipes informatiques commettent une erreur commune : elles supposent comprendre ce que veulent leurs clients. Ce sont quelques moyens de contrer ce problème.

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