Les bons outils pour une meilleure communication

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Que les conditions d’un accord complexe changent soudainement, que la date limite d’un projet ait été avancée ou que vous deviez simplement rappeler au personnel une réunion, des communications rapides et efficaces sont essentielles pour tenir tous les employés au courant des derniers développements.Même dans les environnements les moins technologiques,les entreprises, grandes et petites, disposent de nombreuses technologies de communication. Celles-ci vont de l’appel téléphonique, de l’email ou du téléphone mobile relativement simple à des options un peu plus complexes comme la vidéoconférence ou la conférence Web, les programmes de messagerie instantanée et les outils de collaboration en ligne. Décider quel outil utiliser est la clé ; faire le mauvais choix pourrait entraîner des malentendus, une mauvaise communication ou, pire, une détérioration des relations avec la clientèle, peut-être même la perte d’un client.

Email

Le courrier électronique est un moyen rapide, économique et fiable d’envoyer et de recevoir des informations et des documents de base tels que des devis, des commandes et des dates de livraison, ainsi que des informations financières telles que des factures, des bons de commande et des relevés. De nombreux programmes de courrier électronique offrent une fonction de calendrier afin que les messages marqués pour une action future puissent être synchronisés avec un agenda.Le courrier électronique présente toutefois certains inconvénients en tant que méthode de communication.Cela peut prendre beaucoup de temps, car les employés passent de plus en plus de temps à lire et à répondre aux courriels. Un appel téléphonique ou un message instantané peut être un moyen plus rapide pourcommuniquer. Cela peut être lent en termes de réponse. Cela peut être impersonnel et les nuances du ton peuvent être perdues. Le ton peut être particulièrement important lorsqu’il s’agit de communications sensibles, telles que discipliner un membre du personnel ou répondre à une plainte d’un client. L’utilisation excessive de l’email peut être un gaspillage de ressources telles que la bande passante dans les entreprises où de gros fichiers sont régulièrement transmis sur le réseau.L’incapacité du personnel à gérer efficacement leur boîte de réception peut entraîner une perte d’efficacité, car il est inutile de consacrer du temps à la recherche de communications, de coordonnées et d’éléments d’action pertinents.

Conférence Web

Bien qu’il partage de nombreux avantages de la vidéoconférence, la conférence Web va encore plus loin en termes de commodité. En plus d’être en mesure de voir les participants à une réunion, les utilisateurs peuvent se connecter à un forum pas très différent d’un forum de discussion ou d’un forum de discussion en ligne où ils peuvent engager une conversation en temps réel.La conférence Web présente un certain nombre d’avantages : C’est utile en termes d’accessibilité. Aucun équipement spécial n’est nécessaire et la conférence peut être accédée à partir de n’importe quel ordinateur avec une connexion Internet, tant que l’utilisateur a un identifiant et un mot de passe.Il présente des avantages en termes de conservation des documents, car les minutes de réunion sont instantanément générées textuellement à mesure que la conférence à base de texte se déroule.

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